Krönika

För en skuldfri framtid

Jag tog examen 2021 – och som en millennial känner jag att jag gör samma resa i mitt yrkesliv nu som jag gjorde i min uppväxt. Vi är den sista generationen som minns hur det var innan digitaliseringen och internet. Den sista generationen som skrev med penna i skolan men som till vardags nu är stationerad till Microsoft Teams. Under min utbildning lärde vi oss om allmänna arkivschemat och papperskvalité, men i praktiken arbetar jag med att avveckla information på servrar och skapa struktur för informationshantering på digitala arbetsytor.

Jag är i skrivande stund mitt uppe i ett projekt att hantera en serveryta med fem miljoner filer. Filer som min myndighet har samlat på sig under de senaste tjugo åren. Det rör sig om kopior, arbetsmaterial – och mitt i all röra misstänker jag att det också finns handlingar av bevarandevärde. Hur gör man för att bestiga ett berg? Arkivskulder som brukade komma i kartonger med oförtecknade handlingar har nu flyttat in i det digitala och mångdubblats.

Vi känner alla till dem, de där pärmarna som letar sig upp till ytan vid en kontorsflytt. Nu kommer de i en ny version, med en uppgradering av mängden kaos. Charmander har förvandlats till Charizard och fått vingar. Pärmarna har förvandlats till mappar på datorservrar och kassen med papper har blivit en hårddisk med tusental filer. Ingen vet var den kommer ifrån, ingen vill kännas vid den och plötsligt ligger den i ditt knä.

Vi har glömt bort att rensning och gallring är en förutsättning för bevarande, vi drunknar i information så att vi har svårt att bokstavligen hitta den information som ska bevaras.

Några lärdomar från processen

Det kan inte bara vara jag som sitter med denna arkivskuld framför mig. Vi behöver nya metoder och strategier för hur vi ska ta oss an detta problem. Jag har inga svar, men jag har idéer. Här kommer några lärdomar från arbetet med serverytan med fem miljoner ostrukturerade filer: Först behöver filerna delas upp mellan medarbetarna. Såklart är detta det sista de vill göra, att gå igenom handlingar som i många fall är deras föregångares. Det är medarbetarna som kan arbetsprocessen, och det är de som kan bedöma vad för information det handlar om. Vi tog fram ett flödesschema med sex olika åtgärder för varje fil, för vem älskar inte ett pedagogiskt bildstöd. 

Ett problem som jag har stött på är medarbetarnas motvilja till att rensa bland sina dokument. Det har varit många ”jag kanske behöver den senare” eller ”kan jag verkligen slänga den här mappen med uppenbart inskannade kopior?” 

Jag har alltid i min yrkesroll arbetat hårt för att göra det enklare för medarbetare att diarieföra. Nu har jag lärt mig att jag behöver jobba lika hårt på att få medarbetare att kontinuerligt rensa bland sina filer. För att sammanfatta detta i en trestegsraket: 

1. Dela upp ansvar för informationen
2. Skapa enkelt bildstöd
3. Räkna med mycket supporttid

Med detta vill jag öppna upp för en diskussion om framtagande av nya metoder. Hur kan vi ta oss an dessa gigantiska mängder av ostrukturerad information med nya smarta tillvägagångssätt? 

Bättre gallring för en skuldfri framtid

Det finns en uppenbar lösning för att i framtiden inte hamna här igen. Vi behöver sätta stopp för detta nu och börja prioritera gallring. Vi sitter med redan existerande digitala arkivskulder – låt oss bli bättre på att gallra och rensa idag så att framtidens arkivarier inte behöver städa upp efter oss. 

Vi behöver bli bättre på att rensa. Det är idag så lätt att skapa stora mängder av information digitalt. På samma sätt som det finns rutiner för diarieföring behöver det finnas rutiner för rensning. För mitt mål med min server på fem miljoner filer är att hitta de få hundra dokument som ska bevaras. Och det hade varit lättare för mig om dåtidens medarbetare hade rensat bort den mängd skräpfiler som idag skymmer sikten.

Jag längtar till framtiden, när vi har kommit över barnsjukdomarna med digitaliseringen

Sedan har vi problemet med den faktiska gallringen, av handlingar som har ett bevarandevärde som inte är för evigt, men som enligt lag behöver bevaras allt från en månad till tio år. Vi skjuter alltid på den gallringen till en regnig dag: det är framtidens problem. Vi sitter med överfyllda diariesystem och väntar på att det ska bli kritiskt nog att prioriteras. Vi dricker kaffe och hoppas att gallringsmodulerna som vi kravställde till leverantören faktiskt fungerar. E-arkiv köps inte in för vi är inte där än. Vi som arkivarier jobbar febrilt varje dag med att fånga in dagens historia så att vi inte missar något, men det vi vill bevara riskerar att drunkna i mängden av information av ringa betydelse.

Sammanfattningsvis finns det ett arbete att göra bakåt och ett arbete att göra framåt. Jag längtar till framtiden, när vi har kommit över barnsjukdomarna med digitaliseringen – vi har aldrig haft bättre förutsättningar än vad vi har nu, att aldrig mer skapa en arkivskuld. 

Den skuldfria framtiden, här kommer vi!